Comece pelo problema que resolve
Escreva quem é o cliente, qual a dificuldade que enfrenta e o que vai receber da sua empresa. «Prestar serviços» é demasiado amplo. «Manutenção de equipamentos em restaurantes, com visitas programadas e intervenções urgentes» permite perceber melhor os meios necessários. Se a atividade já existe em Portugal, explique o que será igual em França e o que terá de mudar: linguagem comercial, organização, prazos, fornecedores ou presença física.
Evite começar pela forma jurídica. Essa escolha será analisada à luz do funcionamento real. Uma descrição concreta ajuda o contabilista a colocar perguntas úteis e evita que o projeto fique preso a uma estrutura escolhida antes de se conhecerem as necessidades.
Separe os factos das hipóteses
Divida a página em três colunas: confirmado, previsto e por validar. Um contrato assinado não tem o mesmo peso que um contacto interessado. Um espaço já disponível não equivale a um local apenas visitado. Esta separação não enfraquece o projeto; mostra o que pode ser usado no planeamento e o que necessita de uma alternativa.
Para cada hipótese importante, indique como será testada. Se acredita que consegue vender um serviço por determinado valor, registe as propostas enviadas e as reações recebidas. Se depende de um fornecedor, peça condições escritas antes de incluir a compra no calendário.
Este tema faz parte do seu projeto?
Explique a situação e prepare uma proposta adaptada.
Mostre como a atividade vai funcionar
Identifique quem vende, quem executa, quem fatura e quem acompanha os pagamentos. Acrescente os locais onde essas tarefas acontecem. Num projeto Portugal–França, esta informação é especialmente útil: permite perceber se está a falar de uma empresa nova, de uma implantação ligada a outra sociedade ou apenas de um mercado que pretende explorar.
Inclua os meios indispensáveis para começar: ferramentas, instalações, software, trabalhadores ou prestadores externos. Distinga o essencial do que pode esperar. O objetivo não é criar uma lista de desejos, mas mostrar o mínimo operacional para entregar o serviço prometido.
Termine com decisões, não com uma apresentação comercial
A última parte deve conter três perguntas concretas para o profissional. Por exemplo: que estrutura merece ser comparada, quais as peças a preparar e qual o âmbito de acompanhamento necessário no primeiro ano? Indique também a data desejada para iniciar a atividade e os compromissos já assumidos.
Antes da reunião, releia a ficha como se não conhecesse o negócio. Um leitor consegue perceber o cliente, a oferta, o funcionamento e a principal incerteza? Se faltar alguma resposta, assinale-a. A ficha serve para orientar uma análise, não para provar que tudo está resolvido. Atualize-a depois da conversa para conservar as decisões e as tarefas atribuídas.
Uma revisão que pode fazer hoje
Entregue a ficha a uma pessoa que não conhece o projeto e peça-lhe que responda, por escrito, a quatro perguntas: o que vende, a quem, com que meios e em que prazo. Compare as respostas com o que pretendia comunicar. Se forem diferentes, altere a descrição antes de acrescentar mais informação. Depois, sublinhe todas as palavras vagas, como «rápido», «completo» ou «muitos clientes», e substitua-as por uma condição observável ou por uma hipótese assumida. Guarde a versão inicial: a diferença entre as duas fichas mostra quais os aspetos do projeto que já ficaram mais claros.
Para preparar a sua conversa
- Uma frase sobre a oferta e o cliente.
- Os locais de atividade e de decisão.
- Recursos já disponíveis e recursos em falta.
- Hipóteses identificadas como tal.
- Três perguntas para a primeira reunião.
As regras dependem da situação concreta. As fontes francesas mantêm a terminologia oficial; o texto em português ajuda a preparar a análise com o profissional.
